Pressemeddelelsen er et vigtigt og nyttigt redskab, som virksomheder kan bruge til at meddele om nyheder og opdateringer, der er relevante for pressen, kunder og partnere. Det er dog vigtigt, at pressemeddelelsen formuleres og struktureres på den rette måde, og derfor er det i høj grad anbefalelsesværdigt, at du først sætter dig ind i, hvordan en god pressemeddelelse skrives. I denne artikel får du nogle gode tips og tricks, der hjælper dig godt på vej mod den gode pressemeddelelse.
Hvad er en pressemeddelelse, og hvornår bruges den?
Før du kommer i gang med at skrive din pressemeddelelse, er det vigtigt at forstå, hvad en pressemeddelelse i virkeligheden er. En pressemeddelelse er kort sagt en meddelelse, der udsendes til pressen. Udsendelsen kan både være meget bred, som for eksempel til tv- og radiostationer og de store nyhedsmedier, men den kan også være mere målrettet, hvor meddelelsen sendes til lokale aviser og fagblade inden for branchen. Her er det op til dig som afsender at vælge modtagere, der er relevante. Pressemeddelelsen er normalt kort og deler en lille mængde af information, der gerne skulle være relevant og vække opmærksomhed blandt journalister eller redaktører på de medier, der modtager pressemeddelelsen. Da disse ofte har meget travlt, skal det være nemt for dem at kunne videreformidle informationen fra din pressemeddelelse. Her er det derfor vigtigt, at pressemeddelelsen er vinklet og formuleret på en skarp, præcis og målrettet måde. Ved at skrive en godt vinklet pressemeddelelse, forbedrer du chancerne for, at den bliver læst og delt. Men hvornår giver det mening at udsende en pressemeddelelse? Det kunne blandt andet være, hvis din virksomhed lancerer et nyt produkt, serviceydelse eller påbegynder nogle nye, spændende aktiviteter. Der er altså tale om at dele positiv information om virksomheden, som gerne må spredes.
Sådan vinkler du en god pressemeddelelse
Det er vigtigt at forstå, hvordan en pressemeddelelse skal vinkles og opbygges, så den på bedst mulige vis formidler dine informationer klart og tydeligt – og på samme tid vækker appetitten hos journalister og redaktører. Vinklen på din pressemeddelelse skal være en meget skarp og direkte formuleret version af den pointe, du gerne vil formidle med din pressemeddelelse. Den skal gerne være i overskriften. At lave en skarp og præcis formulering er ofte noget lettere sagt end gjort. Her er det vigtigt at være både målrettet og struktureret i din tilgang. Et godt udgangspunkt er at starte med at redegøre for dig selv, hvad det præcis er, du gerne fortælle. Her er det en hjælp at benytte sætningen: “Jeg vil fortælle, at…” frem for: “Jeg vil fortælle om…”. Den første af de to sætningsbegyndelser lægger nemlig op til en formulering, der er langt mere præcis. Du ender altså med en sætning, der for eksempel siger: “Jeg vil fortælle, at virksomheden lancerer et nyt produkt” frem for at komme ud i noget længere og mindre skarpt, som: “Jeg vil fortælle om, at virksomheden skal til at lancere et nyt produkt”. Herudover er det en god idé at prøve at teste, hvor få ord, du kan formulere dig på. Kan du f.eks. udtrykke din pointe på bare fem ord? Der er selvfølgelig mange variationer og mange forskellige situationer, hvor forskellige formuleringer passer bedst, men som udgangspunkt, er det en god idé at benytte dig af “Jeg vil fortælle, at…” reglen samt at tjekke, om det kan siges med blot fem ord. På den måde kan du hurtigt få testet, om du har en skarp nok vinkel til din pressemeddelelse.
Få styr på de uskrevne regler for pressemeddelelsen
Der er mange tips og tricks, der er gode at have styr på, når du skriver din pressemeddelelse, og der er desuden flere uskrevne regler, der også kan hjælpe dig med at få et bedre resultat. Du skal være opmærksom på, at pressemeddelelsen er ude af dine hænder så snart den er afsendt, og du har derefter ikke mere indflydelse. Det er derfor vigtigt, at du inden da har gjort det bedste, du kan for at give din pressemeddelelse den bedste chance for at blive lagt mærke til. Desuden skal du sørge for altid at overholde dine aftaler med et medie eller en journalist. Har du en eksklusivitetsaftale, så må du for alt i verden ikke bryde den. En stærk tillid mellem dig og journalisten eller andre medier er vigtig og giver dig bedre chancer for at få viderebragt dine fremtidige pressemeddelelser.
Vær opmærksom på din pressemeddelelses modtagere
Det er en stor hjælp at have indsigt i, hvordan din pressemeddelelse bliver modtaget af medierne, og hvordan de vurderer den. Der er aldrig nogen garanti for, at din pressemeddelelse vil blive viderebragt, men du kan give den de bedst mulige chancer ved at være opmærksom på de ting, journalister og redaktører kigger efter. Hvis de første få linjer af din pressemeddelelse ikke har noget konkret at byde på, vil den ofte blive frasorteret meget hurtigt. Journalisten eller redaktøren skal kunne se noget, der er interessant at dele, som for eksempel en spændende nyhed eller begivenhed. Det er desuden en hjælp at have styr på de fem nyhedskriterier som journalister arbejder med. Disse kriterier skal være til stede for, at din meddelelse bliver betragtet som relevant at viderebringe. Kriterierne forkortes som AVIS-K og er: aktualitet, væsentlighed, identifikation, sensation og konflikt.
Undgå klassiske fejl, når du skriver din pressemeddelelse
Når du skriver en pressemeddelelse, er det en god idé at være opmærksom på de mest almindelige fejl, der kan betyde, at din pressemeddelelse bliver frasorteret af journalisterne og redaktørerne. Først og fremmest er det vigtigt at huske på at få de helt basale informationer med i meddelelsen. Disse giver modtageren et overblik og gør det nemmere for dem at forstå din pressemeddelelse. Herudover skal de fem nyhedskriterier være skarpe og tydelige, så journalisten eller redaktøren hurtigt kan se, hvordan din pressemeddelelse kan gøres til en god artikel. Undgå at være for “kreativ” eller abstrakt med din tekst. Det er vigtigere at være præcis og konkret. Husk desuden at inkludere dato, kontaktinfo, afsender, tid, sted og andet relevant information. Sørg for, at du ikke har lavet grammatiske fejl i din pressemeddelelse. Undgå at skrive med store bogstaver, brug ikke udråbstegn og hvis du bruger citater, så sørg for at markere disse tydeligt med afsender. Sidst men ikke mindst er der billeder. Disse er ikke en fejl, men til gengæld et godt tip. Gode og spændende billeder i høj opløsning kan være med til at øge journalistens eller redaktørens interesse i din meddelelse. Med billeder, tal, kilder og cases har du givet journalisten eller redaktøren det, de skal bruge for at skrive en artikel, og det gør dine chancer for at få din historie i medierne noget højere.
